Leģendas laika lapā. Kā aizpildīt laika lapu (paraugs)

Darba laiks un tā uzskaite ir svarīgijebkuras organizācijas sastāvdaļas, kas ļauj kontrolēt uzņēmuma darbību un darbinieku disciplīnu. Lai vienkāršotu šo procedūru, tika izveidota īpaša veidlapa - laika lapa. Tas pastāv gan papīra, gan elektroniskā veidā. Katrai no sugām ir savas nianses pildījumā.

Kas aizpilda laika lapu

Katra organizācija ieceļ par atbildīgo personusaglabājot laika grafiku, pamatojoties uz darbības specifiku un personāla skaitu. Ja organizācija ir maza un viss darbs tiek veikts birojā, tad personāla inspektors, grāmatvedis vai cita pilnvarota persona plāno darbiniekus.

Gadījumā, ja uzņēmumam ir vairākipriekšmetiem, daudz vieglāk ir ievietot darbiniekus tieši viņu darba vietā. Šajā gadījumā šis pienākums tiek piešķirts kapteiņa vai nodaļas vadītājam atsevišķā kārtībā vai ir noteikts darba līgumā.

Darbības algoritms ar pārskata karti

Pirmkārt, tas ir jāzinaKatram uzņēmumam obligāti jābūt regulārai (ti, papīra versijai) laika grafikam. Jūs varat vai nu izdrukāt veidlapu pats, vai pasūtīt to no printera.

Ir divas apstiprinātas formas: T-12 un T-13. To atšķirība ir tāda, ka pirmajā ņem vērā ne tikai darba laiku, bet arī mēneša algas aprēķinu grafikus. Tās ir aizpildītas saskaņā ar vienu shēmu, proti, katru mēnesi no pirmās dienas, kad tās atvērušas jaunu pārskata karti. Ir jāaizpilda kastes:

• Uzņēmuma nosaukums (pēc dibināšanas dokumentiem), sērijas numurs un pildīšanas datums.
• Periods, kurā tiek atvērta pārskata karte.
• Personāla secību skaitļi un to dati no personīgajām kartēm.

Pārējie dati tiek ievadīti mēneša laikā, un ar grāmatvedi paliek daļa no algas, kas saistīta ar algu.

Leģendas laika lapā

Lai ātrāk un vieglāk aizpildītu laika lapuizstrādāta un apstiprināta apzīmējumu sistēma. Tie atspoguļo darba un atpūtas veidu un citas nianses. Ir 36 apzīmējumi. Bet reizēm šo skaitli nepietiek, lai precīzi parādītu visu informāciju par darbinieku.

Tabulā ir redzami visbiežāk izmantotieapzīmējums laika lapā. Sīkāks apraksts un pilns saraksts parasti tiek ievietots formas pirmajā lapā. Tas atvieglo navigāciju apzīmējumā un nosaka, kādā situācijā to ievietot šūnā.

Vidējā piepildījuma forma

Laika lapas aizpildīšana ir rūpīgs darbs, kas prasa uzmanību. To var paveikt, izmantojot, piemēram, nepārtrauktas izskata un neuzskata veidu.

Šajā gadījumā dati tiek ievadīti katrā slejā. Simboli norāda gan darbinieku klātbūtni darba vietā, gan to neesamību, norādot iemeslus. Norādīts arī darba vietā pavadīto stundu skaits.

Šajā ziņojumā tas izskatās šādi: diena off, burts "B" zem 0, darba dienā, attiecīgi "es" un stundu skaits, piemēram, 8. Līdzīgi nedēļas nogalē iezīmēja dažādus cēloņus neapmeklēšanas darbā, sākot ar ceļošanu un trūkumu apdares neskaidras iemeslu dēļ.

Šajā laika grafika aprēķinsLieta ir mazliet vieglāka, jo mūsu acīs ir visi nepieciešamie skaitļi un simboli. Tas jo īpaši attiecas uz speciālistiem ar nelielu pieredzi - tādēļ viņiem būs mazāka iespēja sajaukt un kļūdīties.

Mēs aizpildām laika lapu ar prātu

Ir arī metode noviržu reģistrēšanai. Tas tiek piemērots, ja visas dienas garumā darba laiks ir vienāds. Šajā gadījumā tiek atzīmētas tikai nestandarta situācijas, tas ir, apmeklējumu nepieļaušana, virsstundas, komandējumus utt. Izmantojot šo metodi, tiek izlietots daudz mazāk laika, un abos gadījumos galīgais rezultāts ir vienāds.

Uz lapas tā izskatās šādi: augšējā rindā tabulas dati par bez personāla darbavietā -, K, OT, HH, PR, B un citi. Apakšējā līnija paliek tukša. Pēc pēdējās skaitīšanas vērtības nullēm nav jātērē laiks, bet joprojām ir tikai, lai veiktu vienkāršas darbības, par to pašu laiku dienas: saskaitīt tukšās šūnas augšējā rindā (tas izskats) un reizinot ar stundu skaitu.

Šī metode ir ērtāka pieredzējušiem personāla darbiniekiem ungrāmatveži. Tas ir piemērots arī mazām organizācijām, kurās darbinieku skaits ir neliels. Ja jūsu vadība nezina par vienkāršāku laika uzskaites sistēmu, tad ir pienācis laiks to piedāvāt.

Datu bāzes laika uzturēšana datorā

Papildus papīra versijai ir vairākielektroniski. Kā minēts iepriekš, tabulas bez nepareizas dublēšanas. Tas ir, lai nodrošinātu, ka dati par darbinieku darbu netiek zaudēti un tiek apstiprināta to ticamība (galu galā datora izmantošana ne vienmēr ir iespējama).

Viena no pieejamākajām iespējām irizveidota biroja programmu laika lapā. Excel ir piemērota šiem un citiem mērķiem. Izklājlapas ļauj jums izveidot jebkura veida un dokumenta izmēru. Arī tāpēc, ka ir iespējams noteikt formulas, vidējā termiņa datu apkopošana un aprēķināšana ir daudz vienkāršāka.

Izmantojot īpašu programmatūru

Ar nepietiekamām prasmēm strādāt ar elektroniskodarbinieka vai vadītāja tabulas, var izvēlēties citu līdzīgu programmu. Tad laika lapa izskatīsies kā papīra variants. Tas palīdzēs samazināt laiku, kas pavadīts darbā ar dokumentu.

Jāpatur prātā arī tas, ka katrsprogramma ietver licencēto versiju izmantošanu. Dažādos piegādātājos tiem, protams, ir izmaksas. Piemēram, programma "Darba laika grafiks" lietotājiem izmaksās no 1000 rubļu. un augstāks - atkarībā no darbinieku skaita.

Vēl viens šādu komunālo pakalpojumu plus ir tasJūs nevarat aizpildīt laika lapu. Tukšais ar visām atzīmēm ir viegli drukājams jebkurā laikā. Šī funkcija ir droši katrai līdzīgai programmai.

Par dokumentu glabāšanu

Kāda ir pārskata karte? Tas ir pamats uzskaitei algas attiecīgajā apmērā, kā arī galveno pierādījumu, ka darbinieks bija uz vietas, un veic savus pienākumus. Bez šaubām, šis dokuments ir ļoti svarīgi, lai katrai organizācijai.

Tad cik šī forma tiek glabāta? Laika lapa jāglabā visu gadu. Tas ir noteikts ar likumu, un jāievēro šādas normas.

Ja jūs pazaudējat jau noslēgto pārskata karti, nepaceļiet to.panika. To vienmēr var atjaunot ar citiem dokumentiem. Šim nolūkam tiek izmantotas paskaidrojošas, slimnīcu lapas, ceļojumu informācija, atvaļinājumu grafiks utt. Visu, kas apstiprina un izskaidro personas neesamību viņa darba vietā, var piemērot datu atgūšanai.

Kam var būt nepieciešama pārskata karte?

Šis dokuments bieži vien ir vajadzīgs dažādām pārbaudēm. Piemēram, nodokļu dienests pārbauda tā klātbūtni organizācijā un pildījuma pareizību.

Ziņojuma kartes neesamība pat mazākajā sabiedrībāvar būt iemesls diezgan lielai naudas sodu. Tas pats notiek, ja tiek aizpildītas veidlapas. Tas attiecas gan uz aprēķiniem, gan uz simbolu ļaunprātīgu izmantošanu.

Laika lapu klātbūtne ir obligāta. Tie ir vajadzīgi gan pašai sabiedrībai (grāmatvedība, personāla disciplīna), gan revīzijas organizācijām. Un vissvarīgākais - pareizi pielietojiet apzīmējumu laika lapā. Tad jūs varat izvairīties no vairākām problēmām ar darbiniekiem un uzraudzības struktūrām.